Como avaliar um escritório de contabilidade e saber se vale ou não contratá-lo? Essa é uma pergunta importante para quem busca equilibrar o orçamento da empresa.
Mas, para isso, existem diversos fatores em jogo. Em primeiro lugar, é primordial que não haja diferença no atendimento e tratamento com o cliente. Afinal, causar uma boa impressão neste primeiro momento é um bom sinal de qualidade profissional.
Se a empresa passa confiança, o cliente terá certeza de que receberá um bom serviço e, assim, se dedicará a outras atividades tão importantes.
Além disso, existem vários outros critérios, como o custo, a reputação, para que tipo de cliente a empresa oferece seus serviços. É isso que veremos ao longo deste artigo. Acompanhe a gente!
Como avaliar um escritório de contabilidade: 10 dicas essenciais
1. Conheça a reputação da empresa
Existem diversos escritórios de contabilidade no país, cada um com seu perfil e tipos de ramos que possam atender. Mas uma imagem bonita nas redes sociais ou um site bem feito não são critérios tangíveis para a escolha.
Em primeiro lugar, para decidir qual o melhor lugar para contratar você deve avaliar se é um empreendimento novo e que tem bons profissionais no time pode despertar sua curiosidade.
Por outro lado, uma empresa experiente com resultados comprovados pode ser um aspecto mais relevante. Neste caso, podemos imaginar como se comportam os melhores escritórios de contabilidade do Rio de Janeiro: com quantos clientes trabalham, como estão há tanto tempo no mercado?
E os melhores escritórios de contabilidade de São Paulo: qual o diferencial entre eles? Um fator importante para descobrir a qualidade de uma empresa é buscar informações em sites especializados de reclamações, como o Reclame Aqui. Por meio dele, é possível analisar a importância de um escritório pelas notas obtidas dos usuários ou pela quantidade de reclamações atendidas, por exemplo.
2. Observe a situação cadastral
Pense que a assessoria contábil terá acesso a informações sigilosas do seu patrimônio. Por isso, é necessário que os profissionais da empresa tenham o registro do CRC (Conselho Regional de Contabilidade).
É importante que seus custos sejam administrados por pessoas idôneas que obedeçam às leis vigentes. Essa é uma garantia de que eles estão aptos para cuidar do seu negócio.
3. Verifique a infraestrutura
A infraestrutura é um elemento essencial para o bom funcionamento de uma empresa. Na primeira conversa com os responsáveis pelo escritório, verifique o que tem de melhor no estabelecimento.
Em primeiro lugar, é fundamental saber como o escritório contábil recebe e envia informações do cliente, isto é, como é realizado esse processo de comunicação: é realizada em pouco tempo? Quem responde por e-mails e mensagens, por exemplo?
Com a tecnologia avançada, muitas organizações utilizam sistemas rápidos e eficientes. Portanto, certifique-se de que a empresa utiliza recursos como ferramentas que integram email, whatsapp.
Outro ponto que deve ser levado em conta é a formação da equipe de trabalho: que tipo de especializações a empresa oferece para seus funcionários, e como é feita essa atualização para que o estabelecimento esteja sempre à frente no mercado.
4. Identifique os serviços oferecidos
Um escritório de contabilidade é formado por profissionais de segmentos diferentes, seja na assessoria jurídica ou na assessoria trabalhista, em que foca no suporte na tomada de decisões.
É por isso que se deve levar em conta qual modelo trabalhista mais a sua empresa necessita no momento. Como, provavelmente, os ramos estão no pacote, você deve fazer uma consulta prévia sobre a produtividade e entrega dos resultados.
Sendo assim, questione o escritório de contabilidade sobre quem acompanhará as operações da empresa, sobre os relatórios disponibilizados e qual a periodicidade das entregas, por exemplo.
5. Leve em consideração a ética profissional
Quando se contrata um escritório de contabilidade, os profissionais envolvidos têm acesso a todas as informações da sua empresa, inclusive, as contas, custos e despesas.
Por isso, é imprescindível que o escritório inspire confiança para você e sua equipe. A construção de uma relação de confiança é a peça-chave para que a sua empresa evolua, pois assim evitam as dúvidas sobre as sugestões de mudanças feitas pelo escritório.
6. Avalie o custo
Na hora de começar um negócio é importante saber quanto custa a contabilidade de uma empresa.
A resposta não é imediata e única, já que depende de diversos fatores, como o faturamento anual do negócio. O quanto a empresa fatura deve ser considerado, já que ninguém quer pagar mais imposto que o necessário.
Por exemplo, quem se encaixa como MEI (Microempreendedor Individual) pode ter uma receita anual de, no máximo, R$81 mil, o que significa que ela não deve ultrapassar esse faturamento, se não terá que mudar de classificação, tornando-se uma empresa e deixando de ser MEI.
Sendo assim, a melhor maneira de saber quanto custa a contabilidade de uma empresa é criando uma pesquisa de mercado, incluindo todas as necessidades operacionais, desde previsão de receita, de despesas de funcionamento, margem de lucro, e gastos com empregados, por exemplo.
7. Considere a necessidade da sua empresa
A terceirização de contabilidade é necessária para PME? Já percebemos que a contabilidade é essencial para a manutenção de uma empresa, mas a dúvida sobre a contratação de um escritório contábil para uma instituição de pequeno porte é necessária?
Sim. Independentemente do tamanho do seu negócio, a contratação de um BPO contábil, ou seja, a terceirização de um escritório é válida, garantindo o cumprimento das obrigações, além da otimização da gestão financeira.
A partir dessa dúvida, pesquise o trabalho de escritórios que oferecem atividades para PMEs.
8. Faça uma avaliação direta pelo administrador
A avaliação de cada funcionário pelo administrador do escritório é a forma mais aplicada, uma vez que todos passam pelo mesmo avaliador, otimizando os critérios usados para avaliação de desempenho.
9. Use os indicadores de produtividade
Indicadores de produtividade ajudam a identificar a qualidade e entrega do trabalho. Existem indicadores que podem ser utilizados como a produção de cada funcionário, a utilização dos equipamentos e ferramentas, ou o prazo de entrega das atividades.
10. Faça uma avaliação 360°
Na avaliação 360° cada colaborador faz sua própria avaliação e a dos integrantes da equipe, mantendo o resultado em segredo.
O sistema oferece a chance de uma avaliação independente por parte de cada pessoa, tornando o procedimento mais rico em resultados, uma vez que toda a equipe tem a possibilidade de melhorar seu desempenho e do escritório.
Enfim, contratar ou não um escritório de contabilidade?
Agora que você já tem algumas dicas de como contratar um escritório de contabilidade, ficou mais fácil perceber a real importância do serviço, independente do tamanho da sua empresa.
Não tenha medo de fazer perguntas aos candidatos, tire todas as informações possíveis, afinal, é um serviço relevante para as finanças da empresa. Ter a melhor empresa de contabilidade, atendendo às suas expectativas, fará o seu negócio evoluir. Pode apostar!
Este post foi escrito especialmente para o blog XXX e é uma iniciativa do oHub de apresentar dicas de como avaliar um escritório de contabilidade.