A contabilidade empresarial envolve uma ampla gama de atividades a fim de capturar todo o quadro financeiro de uma empresa.
Feito manualmente, é um trabalho complexo e demorado.
Às vezes referido como software de cotação ou faturamento eletrônico, um sistema de cotações é projetado como uma alternativa às cotações em papel.
Ao utilizar este software, as empresas podem produzir cotações e faturas em menos tempo e com um padrão mais elevado.
Isto o torna particularmente popular na indústria de serviços, onde a velocidade de entrega é especialmente valiosa.
Desde recursos básicos que acompanham o fluxo de dinheiro, até outros recursos avançados que lhe dão mais controle, plataformas de cotação oferecem uma infinidade de recursos que ajudam a simplificar as tarefas contábeis.
O que é um sistema de cotações?
Um software de cotação é uma ferramenta que ajuda a criar cotações precisas de projetos para clientes, com base nos dados adicionados à plataforma.
Por exemplo, um software de citação comum agregará dados como, por exemplo
- Timeline – Quantas horas em geral o projeto levará para ser concluído? Quando os resultados podem ser programados de forma realista?
- Recursos – Quem estará trabalhando no projeto e quais são as tarifas?
- Materiais – Há algum custo de material que pertença ao orçamento?
Em vez de listá-los em uma planilha Excel, com o uso de plataformas de cotação, um gestor pode facilmente inserir seus dados e gerar cotações precisas rapidamente.
Existem várias ferramentas de cotação por aí, algumas das quais são oferecidas como autônomas e outras como parte de uma solução maior de gestão de projetos.
Nesse contexto, essas plataformas são geralmente adotadas por empresas quando elas crescem e precisam ser capazes de cotar clientes potenciais com mais rapidez e precisão.
Dito isto, um sistema de cotações é um bom ajuste também para pequenas empresas, uma vez que elas podem automatizar a criação de seus orçamentos e maximizar sua rentabilidade.
Como um sistema de cotações funciona?
A maioria das ferramentas de cotação são acessíveis através de uma assinatura, paga mensal ou anualmente.
Dependendo do fornecedor do software utilizado, uma empresa pode ter que pagar mais por recursos adicionais além da simples cotação. No entanto, há empresas que oferecem soluções “tudo em um”.
Uma vez inscrito, os usuários podem acessar os recursos on-line e inserir todos os seus próprios dados e informações.
Alguns serviços de cotação permitem até mesmo que uma empresa adicione sua própria marca e logotipo personalizados.
Os melhores fornecedores também oferecem outros recursos além da cotação e faturamento, tais como gestão de projetos e gerenciamento de relacionamento com fornecedores.
Quais são os benefícios de adotar uma plataforma de cotação?
Há uma série de diferentes benefícios para as empresas associados ao uso de software de cotação.
Aqui apresentamos o nosso top 3:
Agilidade
Tempo é dinheiro, e entregar cotações rapidamente e de maneira profissional é importante para qualquer negócio de serviços profissionais.
Um sistema de cotações integrado a um sistema ERP será capaz de gerar cotações precisas a partir de seus dados em minutos, desde que tenha inserido todos os itens relevantes.
A conexão de sua ferramenta de cotação com uma plataforma de compras pode tornar as coisas ainda mais rápidas, já capaz de puxar dados relacionados a seus recursos, funções, tarifas, etc.
Cotações Mais Precisas
Um dos maiores pontos fortes das plataformas de cotação é a capacidade de gerar cotações mais precisas.
Ninguém quer ter um acordo em espera por causa de um erro no orçamento proposto.
Em vez de adivinhar e inserir manualmente tempo, recursos e margens de lucro, as ferramentas de cotação irão filtrar todos esses custos específicos.
Isto torna as coisas não apenas mais precisas para o cliente, mas também para o negócio, com referências claras para indicar o que o projeto realmente custa para ser concluído.
Além disso, às vezes as compras de serviços são complexas, e os departamentos de compras têm que gastar tempo elaborando manualmente cotações específicas.
Isto pode ser caro tanto em termos de tempo quanto de dinheiro, especialmente se não se ganha o negócio.
Particularmente quando uma marca oferece múltiplos serviços, um sistema de cotações pode tornar estas feitas sob medida muito mais fáceis para sua equipe de vendas, fornecendo templates e outras características eficientes.
Conectividade
Para criar cotações ainda mais rápidas e precisas, as plataformas podem se conectar aos dados de outros sistemas utilizados.
Há vários benefícios na integração entre um software de cotação + sistema de gestão de compras.
Primeiramente, a transferência de dados de vendas para projetos pode ser mais suave, já que tanto as vendas quanto o lado do projeto podem ver o status da cotação.
Sua equipe pode começar a trabalhar e começar a acompanhar o tempo para o projeto assim que a cotação for aprovada e assinada.
Além disso, é possível ir mais rápido com o processo de cotação.
Isso porque os dados que necessários para completá-lo em relação às funções e tarifas ou contratos de projetos passados estão todos ao seu alcance.
As ferramentas de cotação podem automaticamente puxar esta informação quando necessário.
Conclusão
A cotação e o faturamento têm sido, durante muito tempo, um processo lento e tedioso.
Muitas cotações não são produzidas com um alto padrão, o que pode resultar em perda de clientes.
Hoje, ferramentas digitais permitem que as empresas criem cotações em tempo recorde enquanto produzem propostas que são de muito maior qualidade.
Para os comerciantes, este software é uma solução que muda o jogo e que já está beneficiando empresas em todo o mundo.
Como uma indústria em crescimento, o valor de sistemas de cotações só vai aumentar à medida que mais gestores de compras descobrirem o impacto positivo que ela pode ter.Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe da GoBuyer, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre a área de Gestão de Compras e Aquisição.