De modo geral, uma gestão eficiente está diretamente ligada ao controle inteligente de todos os setores empresariais, certo? Na prática, muitos pequenos e médios empresários, cujas empresas são voltadas à prestação de serviços, ainda têm dificuldades de manter uma organização operacional e financeira.
A falta de controle, entretanto, pode comprometer a gestão e ser prejudicial ao negócio. Em casos como esse, as soluções podem ser simples, a começar pelo controle de cada prestação de serviço, por exemplo.
É aí que entra a Ordem de Serviço (OS), que reúne num só documento as principais informações sobre um trabalho a ser feito, como dados do cliente e do serviço, prazo para conclusão, itens necessários e valor cobrado.
Neste artigo, veremos mais informações sobre esse documento e mostraremos como a tecnologia pode tornar a gestão de sua empresa mais profissional e auxiliar o controle dos processos internos. Tem interesse? Então, boa leitura!
O que é uma Ordem de Serviço?
Uma Ordem de Serviço nada mais é do que um documento que formaliza o processo de prestação de serviços. Nele, encontram-se informações sobre o trabalho a ser realizado, como:
- dados do cliente;
- orientações sobre o serviço (o que será feito, como e quando será feito);
- possíveis defeitos apontados pelo cliente;
- valor a ser cobrado;
- forma de pagamento.
O preenchimento desse documento, dependendo da atividade exercida, acontece em duas etapas:
- Durante o primeiro contato com o cliente, no qual as principais informações sobre o problema a ser sanado são recebidas;
- Após o laudo do técnico, já que o profissional precisa avaliar o que é necessário para realizar o serviço — só então um valor poderá ser definido.
Qual é a importância desse documento?
No geral, ordens de serviço servem para formalizar e autorizar o início de algum trabalho requisitado. Além disso, também servem para melhorar a comunicação interna, organizar o trabalho da equipe e otimizar a gestão, daí sua importância.
Veja um exemplo: assim que o técnico, ou outro prestador de serviços, analisa a situação apresentada pelo cliente, é possível calcular o custo dos materiais para realizar o trabalho (como peças ou demais produtos necessários) e o custo da mão de obra para executá-lo.
Com esse tipo de informação, o gestor ou a equipe conseguem manter o controle de estoque, a fim de atestar que há materiais suficientes para concluir o trabalho no prazo e não deixar o cliente na mão, e também conseguem otimizar a gestão financeira.
Como gerar Ordens de Serviço?
Lembra quando dissemos, no início deste artigo, que uma gestão eficiente está diretamente ligada ao controle inteligente de todos os setores empresariais?
Pois então, esse controle se dá, principalmente, pela integração dos departamentos feita por softwares de gestão empresarial. Por isso, gerar ordens de serviço é muito fácil com esse programa, e tudo é feito automaticamente com poucos cliques, sem a necessidade de digitar muitas informações.
Como o sistema é integrado, todo o processo é bem mais simples e as ordens de serviço podem ser transformadas em vendas, poupando o tempo da equipe.
Em cada um dos documentos cadastrados no software de gestão, você pode adicionar informações como:
- dados gerais do cliente;
- responsável por gerar a OS;
- tipo de equipamento, marca, modelo e série;
- condições em que o equipamento chegou na loja;
- defeitos informados pelo cliente;
- acessórios, solução, laudo técnico e termo de garantia;
- detalhes sobre o serviço prestado;
- informações sobre peças e demais produtos necessários para realizar o trabalho;
- valor total (soma de mão de obra, peças, frete, outros e descontos).
Depois, você pode visualizar, editar, excluir, baixar, enviar para os clientes por e-mail ou imprimir sua ordem de serviço.
Ah, e vale lembrar que além de servir para gerar esse documento com rapidez e facilidade, um sistema ERP também apresenta funcionalidades que visam facilitar o trabalho do gestor e dos colaboradores.
Enfim, vimos aqui o que é ordem de serviço, sua importância para o controle de processos e como funciona. Se você tem uma pequena ou média empresa, considere investir em aparatos tecnológicos que facilitam a rotina e otimizam a gestão do negócio.
Falando em tecnologia, aliás, o que acha de conferir outro artigo que vai auxiliar em sua jornada como empresário? Veja agora mesmo a importância da qualidade na prestação de serviços!
Texto: Gestão do Click