O despachante é muito mais do que um profissional que trabalha para uma empresa de digitalização de documentos ou então com gestão de processos, pelo contrário, o despachante cuida de uma série de procedimentos que ajuda a você saber por onde deve-se começar.

E existem diversos tipos de despachantes cada um com uma função, mas sempre com o mesmo objetivo, garantir que toda a documentação necessária seja organizada de maneira simples e objetiva, otimizando-se tempo.

Geralmente, o despachante se utiliza de um sistema de arquivos para assegurar que todo o processo esteja feito.

Esse artigo falará sobre alguns tipos de despachante, com uma atenção maior ao chamado despachante aduaneiro que lida com questões de comércio exterior, sendo um dos tipos mais importantes da profissão.

Os tipos de despachantes

Como falamos existem diversos tipos de profissionais que lidam com o despacho de documentos, abaixo falaremos sobre as funções de cada um deles.

Com exceção do despachante aduaneiro que lida com exportação e importação e que falaremos mais detalhadamente, existem dois tipos principais desses profissionais que são os despachantes documentalistas e os despachantes de trânsito.

Despachante documentalista

O despachante documentalista é aquele profissional que lida com atividades envolvendo órgãos públicos tanto municipais, como estaduais como federais.

Assim, atua em conjunto com o DETRAN – Departamento Estadual de Trânsito, lidando com documentos de carros, e existem variantes do despachante documentalista que lida com coisas específicas, como:

• Documentação para taxistas – serviço nota;
• Documentação para transporte escolar;
• Documentação para o IBAMA;
• Documentação para Receita Federal e outros.

Despachante de trânsito

Diferentemente dos documentalistas, esses despachantes são especializados em apenas um tipo de processos documentais que são relacionados ao trânsito, assim, tratam de toda a burocracia envolvendo os órgãos de trânsito (DETRAN) com a população.

Assim, cuidam desde vistoria do veículos, como transferência, renovação de CNH e outros.

A importância do despachante aduaneiro

A parte desses dois tipos de despachantes que são extremamente importantes, precisamos voltar nossas atenções ao despachante aduaneiro que é responsável entre muitas outras coisas pelo despacho e desembaraço aduaneiro.

Isto é, lida com burocracias relacionadas a exportação e importação de produtos e serviços, além de outros procedimentos internacionais.

Assim, o despachante aduaneiro tem a responsabilidade de ser representante tanto do importador como do exportador e se apresenta como tal para a Alfândega.

Além disso, cuida com extremo rigor das normas tributárias, dos procedimentos de mercadorias em galpão logístico e outros procedimentos.

Se colocarmos em outras palavras, o despachante aduaneiro ajuda os interessados tanto na exportação como na importação a se entenderem de forma burocrática, e também no controle aduaneiro.

Além disso permite o contato com armazéns, bancos, empresas certificadores, portos e aeroportos.

Outra função do despachante aduaneiro é o de prestar assessoria para importadores e exportadores para que as mercadorias não fiquem presas na Alfândega ou que voltem ao remetente.

Assim, é responsável por estar atento aos procedimentos administrativos, legais, tributários que são complexos e que necessitam de uma expertise grande e precisa.

A função de despachante aduaneiro no Brasil é antiga remontando aos períodos do império e atualmente é regido pela Instrução Normativa RFB nº 1209/2011 que estabelece diversos requisitos e procedimentos para o exercício das profissões.

O despachante aduaneiro precisa ter registro na Receita Federal do Brasil e na maioria dos casos atua com um instrumento específico de procuração.

A função do despachante aduaneiro

Vimos que o despachante aduaneiro possui diversas atividades, mas sua função consiste de forma geral na declaração aduaneira de importação e exportação, isto é, na formulação de uma proposição da destinação dos produtos ao controle da Aduana, de forma a comunicar todas as particularidades do objeto.

Além dessa função, assina documentos para o despacho aduaneiro, verifica o enquadramento tarifário da mercadoria e providencia o pagamento dos tributos na importação.

Dessa forma, temos que o despacho aduaneiro e o profissional são de extrema importância.

Vimos então que a função dos despachantes são muito importantes para o desenvolvimento de um burocracia mais fluida e adequada.

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Nestes momentos, cabe ao gestor considerar a realização de uma análise estrutural da empresa. Desta forma, é possível mapear informações, aumentando o entendimento sobre o negócio, com o objetivo de descobrir possíveis fontes de problemas internos.

Mesmo que as dificuldades não estejam sempre em evidência, elas tendem a gerar problemas relacionados ao mercado de atuação. Por isso, a análise é o primeiro passo para buscar alternativas para potencializar os resultados da empresa.

Como fazer uma análise estrutural?

Embora seja o senso comum, no momento da análise estrutural não adianta tentar entender a empresa como um todo. O mais eficaz é desenvolver um bom planejamento para compreender o funcionamento específico de cada setor do empreendimento.

Pode-se dizer que uma empresa funciona sobre alguns pilares específicos e, portanto, a análise estrutural deve envolver:

• O aspecto financeiro da empresa;
• A estrutura física do empreendimento;
• A estrutura humana envolvida nos processos empresariais;
• Uma análise dos concorrentes e mercado de atuação.

1. Estrutura financeira

A avaliação das finanças de uma empresa é o primeiro passo para uma análise estrutural bem detalhada.

Neste ponto, é importante levantar todos os gastos, receitas e investimentos realizados no empreendimento, mesmo que haja um rígido controle contábil.

Assim, a análise cuidadosa dos dados pode indicar meios de diminuir os custos de operação, além de apontar estratégias mais adequadas aos objetivos da empresa a logo prazo.

Nesse momento, é importante pensar no presente da empresa, mas também traçar planos para o futuro.

2. Estrutura física

Os cuidados com a estrutura física de um empreendimento vão além da limpeza e conservação predial.

Nesse quesito, entram todos os equipamentos e máquinas envolvidos na rotina empresarial e, por isso, também é recomendável pensar a longo prazo.

Diante das constantes mudanças tecnológicas é preciso analisar os equipamentos das empresas, porque estar atualizado pode sim fazer a diferença diante dos clientes, além de contribuir para a qualidade dos serviços ou produtos.

Por isso, a compra de maquinários mais modernos ou montagem de um galpão logístico pode até parecer uma escolha difícil, com poucos resultados a curto prazo. Entretanto, é preciso avaliar o peso das medidas a longo prazo, já que pode haver alterações no consumo de energia ou na eficiência da produção resultando em ótimo custo-benefício.

Outra questão que merece ser bem avaliada a fim de reduzir gastos é o aluguel de imoveis para empresas.

Novamente, é preciso calcular a longo prazo, considerando também valores para a compra do imóvel ou construção de uma nova sede própria.

3. Estrutura humana

A estrutura humana de um negócio é tão essencial quanto a financeira ou física. Não adianta nada ter bons investimentos ou maquinário moderno se os funcionários não acompanham com atualizações.

Por isso, é preciso considerar todos os aspectos que envolvem o ambiente de trabalho.

A terceirização aparece como uma solução para diversas funções, mas deve ser estudada antes de ser implantada.

O ideal é que os colaboradores sejam treinados adequadamente, capacitados para as funções e se mantenham sempre atualizados sobre novas técnicas e possibilidades na área de atuação da empresa.

Um ambiente de trabalho agradável também aumenta a motivação e a produtividade.

A maioria das empresas contrata diretamente os profissionais ligados à sua atividade-fim e contrata empresa de segurança ou limpeza para essas funções.

Atenção ao mercado de atuação

A análise estrutural também é um momento para olhar para fora da empresa, buscando compreender o que os concorrentes e o que o mercado está oferecendo e exigindo.

Ao entender como outras empresas do mesmo setor estão organizadas e tecem suas estratégias de atuação, pode ser mais fácil planejar mudanças no próprio empreendimento.

Uma ideia para manter a atenção no mercado é monitorar melhorias, como instalação de cancela para estacionamento, ou ainda a contratação de novos colaboradores.

Ao procurar novos talentos, as empresas acabam dando dicas de estratégias, como o lançamento de produtos ou serviços, crescimento e reestruturações. Da mesma forma, demissões podem indicar grandes mudanças.

Em um cenário de alta competitividade, é essencial que os gestores analisem as suas estruturas para maximizar a performance empresarial em busca de crescimento.

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