Quando a sua empresa precisa enfrentar problemas como esses, todo o fluxo produtivo é comprometido, assim como as soluções a serem entregues aos seus clientes finais. 

Essa situação, por sua vez, afeta negativamente a imagem da sua marca, leva ao afastamento de consumidores, faz com que seu negócio perca espaço para os concorrentes e, por fim, tenha queda no faturamento.

Somente essa breve explicação já deixa bem claro quanto os riscos de não se fazer homologação de fornecedores são bastante significativos. Porém, nem tudo está perdido! 

A boa notícia é que é simples evitá-los ou, no mínimo, mitigá-los. E a melhor maneira de fazer isso é adotando boas práticas voltadas para esse processo.

Veja neste artigo as cinco melhores e proteja a sua empresa!

Quais são os principais riscos de não se fazer homologação de fornecedores?

Para saber como resguardar o seu negócio, o primeiro passo é conhecer quais são os riscos de não se fazer homologação de fornecedores. E os principais são:

1. comprometimento da qualidade
2. chance de sofrer desabastecimento
3. problemas relacionados a compliance
4. danos à imagem da sua marca
5. impacto financeiro negativo

1. Comprometimento da qualidade

O processo de homologação de fornecedores é essencial para qualificar, validar e certificar se uma empresa tem realmente capacidade técnica e operacional para atender às demandas do seu negócio.

Durante essa verificação, que inclui a análise de diversos documentos, também é verificado se os produtos e/ou serviços fornecidos têm o nível de qualidade que você precisa para produzir e entregar as soluções que sua empresa comercializa.

Quanto a isso, pense que tudo começa com a escolha de uma boa matéria-prima ou mão de obra. Quando não há essa base, tudo o que for feito a partir desse ponto não terá o padrão de qualidade necessário. 

O reflexo será percebido na queda da satisfação dos clientes e, consequentemente, no volume de vendas.

2. Chance de sofrer desabastecimento

Outro dos riscos de não se fazer homologação de fornecedores, é que você também deixa de confirmar se o parceiro comercial realmente consegue atender a demanda que o seu negócio tem em quantidade e prazo.

Se porventura não for, e isso não for identificado antes da assinatura do contrato, há uma grande chance de a sua empresa não receber os insumos/serviços necessários. E assim como você deve estar imaginando agora, isso afetará todo o seu fluxo produtivo e o cumprimento das datas de entrega acertadas com seus clientes. 

3. Problemas relacionados a compliance

Diversos documentos são avaliados durante um processo de homologação de fornecedores, tais como certificações, registros, licenças e vários outros. A empresa fornecedora em potencial também deve apresentar comprovantes legais sobre questões fiscais, tributárias, trabalhistas, sociais e ambientais.

Se alguma dessas documentações estiver desatualizada, ou em desacordo com as leis e normas vigentes e, mesmo assim, você seguir com a contratação, pode gerar problemas de conformidade para o seu negócio.

Dependendo do caso, trazer para a sua rede de abastecimento uma empresa que atua ilegalmente, pode levar a sua a também responder civil e criminalmente pelos atos, caso seja considerada conivente com a situação.

4. Danos à imagem da sua marca

Esse risco de não se fazer homologação de fornecedores que acabamos de apresentar leva a outro: danos à imagem da sua marca. 

Relacionar o nome do seu negócio a um que atua de maneira ilegal, que não respeita dos direitos humanos, ou que não adota boas práticas ESG, por exemplo, afeta significativamente a reputação da sua empresa.

Essa é mais uma condição que leva à perda de clientes e à queda de faturamento. Isso sem falar nos problemas que podem gerar com outros stakeholders, como sócios e investidores.

5. Impacto financeiro negativo

E como comentamos logo na abertura deste artigo, todos os riscos gerados pela falta de homologação de fornecedores levam a um mesmo resultado, que é o impacto negativo na saúde financeira da companhia.

A baixa qualidade dos itens/serviços fornecidos, e o desabastecimento, refletem diretamente no relacionamento com os clientes, que deixam de comprar da sua empresa e buscam por outra que atenda às necessidades que têm mais precisamente.

Questões relacionadas à compliance podem gerar custos jurídicos que seriam facilmente evitados se o fornecedor tivesse sido analisado corretamente logo no início.

E outro importante ponto que soma a esses é que falhas no fornecimento tendem a levar a gastos extras.

Suponhamos que a sua empresa não recebeu os insumos que precisava no prazo informado pelo fornecedor. Para não parar a linha de produção, você procura outra fonte de fornecimento. 

Contudo, por ser uma contratação emergencial, não há tempo para negociar e chegar a um custo-benefício. Então, você acaba pagando o que é pedido, pensando em apenas diminuir a margem de perda financeira.

E quais são as vantagens da homologação de fornecedores?

Tudo o que falamos é bastante impactante. Porém, uma boa gestão de fornecedores, iniciada com um processo de homologação completo e executado corretamente, traz para a sua empresa vantagens como:

• redução de gastos;
• equilíbrio financeiro;
• proteção à imagem da marca;
• melhora do relacionamento com os clientes;
• potencial para aumentar as vendas;
• aumento da qualidade das soluções comercializadas;
• garantia de compliance.

Como fazer a homologação de fornecedores corretamente?

Existem diversas boas práticas de homologação de fornecedores que ajudam a proteger a sua empresa de riscos com esses que citamos. 

Na lista com as mais interessantes, estão:

1. identificar a necessidade de abastecimento do seu negócio e, a partir delas, estabelecer quais critérios esses parceiros comerciais precisarão atender para fazer parte da sua cadeia de suprimentos;
2. definir quais documentos deverão ser apresentados, considerando as leis e normas que precisam ser cumpridas no seu ramo de atuação;
3. criar um matriz de risco para mapear possíveis danos relacionados a esse tipo de contratação e como lidar com cada um deles;
4. usar a tecnologia na homologação de fornecedores para otimizar etapas, evitar erros e aumentar a produtividade dos profissionais de compras e procurement.

Quanto a esse último ponto, não podemos deixar de destacar que o sistema certo melhora todo o processo de homologação, simplificando e automatizando análises e aprovações de cadastro.

Se utilizar um SRM, por exemplo, sistema voltado para a gestão de relacionamento com fornecedores, terá uma visão completa desse quadro e poderá tomar decisões muito melhores e mais embasadas. 

E se for uma solução que se integra a outras que sua empresa já utiliza, tais como ERP e softwares de compras, tem a chance de aproveitar cadastros, dados e informações e, com isso, otimizar o processo de registro e bloqueio de fornecedores.

Este artigo foi escrito pela Linkana, o SRM do futuro. Homologue fornecedores em segundos, não semanas. Economize tempo nesse processo automatizando e integrando aprovações de maneira simples e rápida.

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