Como você deve estar imaginando neste momento, essa é uma situação que gera inúmeros problemas para o negócio. Por exemplo, esse tipo de ruptura tende a afetar o relacionamento do cliente com a marca, levando-o a buscar por outro vendedor que tenha, naquele momento, o produto que ele procura.

Consequentemente, a loja que está passando pela ruptura perde em volume de vendas, faturamento e posicionamento de mercado.

Esse tema é tão importante que, em 2021, o Instituto Nacional do Varejo lançou o Programa Ruptura Zero, que tem como principal objetivo ajudar os varejistas a combater as causas-fonte das rupturas, bem como os excessos de estoque.

Ainda que seja um problema comum no varejo, a boa notícia é que é possível evitar a ruptura operacional. Quer saber como? Basta seguir a leitura deste artigo e ver as cinco dicas que trouxemos para você!

O que é ruptura operacional e quais são as causas?

A ruptura operacional ocorre quando os itens disponíveis para venda não estão acessíveis, mesmo estando armazenados no estoque. Isto é, os itens não foram colocados nas gôndolas, ou liberados no site, e por não estarem disponíveis na área de exposição da loja, não podem ser comprados pelos clientes.

Esse problema difere da ruptura comercial, que é quando as mercadorias não estão liberadas nem nas prateleiras ou e-commerce, nem no estoque. 

Geralmente, essa questão está relacionada a atrasos na entrega das mercadorias por parte dos fornecedores, ou a uma gestão de compras ineficaz, como pedido feito errado ou em quantidades menores que a necessária.

Já na ruptura de estoque, as causas são outras. Abaixo, listamos as mais comuns.

Gerenciamento inadequado o estoque

Motivo decorrente de processos ineficientes, ausência de um bom software de gestão para varejo, ou de planos de ação incorretos, por exemplo.

Furtos internos ou externos

Infelizmente, cometidos por consumidores e funcionários, cujas perdas não foram notadas pelo varejista a tempo de repor a prateleira.

Cadastros incorretos

Fazendo com que os sistemas usados não leiam corretamente os itens que foram vendidos para dar baixa automaticamente e apontar a necessidade de reposição.

Falhas de comunicação interna

Como problemas nos pedidos de reposição feitos pelos gerentes à equipe de abastecimento.

Ausência de acompanhamento do volume e previsão de vendas

Seja por má gestão, planejamentos inadequados ou desalinhados com a realidade do negócio.

Realização de campanhas de vendas sem planejamento

Problema que tende a acontecer quando não há boa comunicação e interação entre as equipes de marketing, vendas e compras.

Falhas no processo de reposição

Como acontece quando os funcionários não são treinados corretamente.

Atraso no deslocamento dos produtos do estoque para a área de vendas

Mais comum de acontecer quando a rede varejista tem centros de distribuição.

Como evitar ruptura operacional? 5 dicas!

Para evitar a ruptura operacional, algumas das melhores práticas que você pode adotar na sua loja são:

• Melhore a gestão de estoque;
• Contrate bons fornecedores;
• Realize inventário do estoque periodicamente;
• Treine os funcionários adequadamente
• Estreite o relacionamento entre a área de marketing, vendas e compras.

1. Melhore a gestão de estoque

A tecnologia é uma das maiores aliadas quando o assunto é melhorar a gestão de estoque. Com os sistemas certos é possível, por exemplo, automatizar o controle de saída de mercadorias da loja, e vincular essa movimentação ao estoque.

Dessa forma, fica muito mais fácil saber quais produtos estão sendo vendidos e qual a hora certa de reabastecer as prateleiras.

2. Contrate bons fornecedores

Apesar de os erros cometidos por fornecedores resultarem mais na ruptura comercial, como comentamos logo na abertura deste artigo, a ruptura de estoque não fica imune à atuação desses parceiros.

Para essa relação ficar mais clara, usaremos como exemplo uma rede varejista de roupas femininas. No caso, a empresa fornecedora entregou à loja uma grande quantidade de peças com defeito, o que só foi notado quando os clientes voltaram para reclamar do problema.

Apesar de as roupas estarem disponíveis no estoque, elas não podem ir para as gôndolas por conta da falha do fornecedor.

Por motivos como esses é que fazer uma boa qualificação desses parceiros é uma das formas de evitar ruptura de estoque.

3. Realize inventário do estoque periodicamente

O inventário de estoque é um processo no qual todos os produtos, matérias-primas, insumos, e demais itens armazenados são contabilizados e devidamente registrados.

A ideia é gerar um número exato do que está disponível e pode ser vendido pela empresa. Além disso, também permite verificar quais produtos precisam receber mais atenção da equipe de vendas, a exemplo dos que estão com data de vencimento próxima.

4. Treine os funcionários adequadamente

Por vezes, pode acontecer de as prateleiras ficarem vazias porque os funcionários não sabem a periodicidade certa de reabastecimento. Esse comportamento pode ser decorrente de treinamentos incorretos ou ineficientes.

Aqui, vale considerar também que a falta de autonomia dos colaboradores e o microgerenciamento pode afetar seriamente a dinâmica de reposição de produtos da loja. 

5. Estreite o relacionamento entre a área de marketing, vendas e compras

Marketing, vendas e compras precisam trabalhar juntos em favor do crescimento da empresa. Afinal, de nada adianta boas campanhas publicitárias se o time de vendas não estiver preparado para absorver a procura e, ainda mais grave, se o time de compras não adquirir os itens que serão comercializados no prazo necessário para atender os clientes.

Aqui, há outro cenário que colabora com a ruptura de estoque, que é quando compras adquire itens em excesso, não comunica marketing para adotar medidas para estimular as vendas, ou não avisa a equipe de vendas que há itens disponíveis no estoque para serem comercializados.

Ao adotar essas práticas que citamos, você conseguirá mitigar o risco de ruptura operacional na sua loja. Porém, para que seu fluxo de vendas seja realizado precisamente, é importante pensar também em outros pontos, como a gestão de contas a pagar e receber e outras atividades que influenciam na parte financeira do seu negócio.

Quanto a isso, tenha sempre em mente que a tecnologia é sua maior aliada. Os sistemas certos otimizam processos, evitam erros e retrabalho, diminuem custos e contribuem para aumentar o volume de vendas e a lucratividade.

Este artigo foi escrito pela F360, plataforma de gestão de financeira para lojas e franquias que torna o gerenciamento desses negócios muito mais eficiente, seguro, fácil e automatizado. 

O post Ruptura operacional: o que é, qual impacto e como evitar? apareceu primeiro em Markplan.