Existem muitas carreiras de planejamento de eventos no mundo corporativo. Enquanto os trabalhos em marketing e gerenciamento de eventos se concentram nas celebrações e reuniões corporativas mais comuns (seminários, conferências, feiras e eventos), existem alguns trabalhos menos óbvios nas comunicações, no treinamento e na fundação corporativa.

Alguns dos eventos mais interessantes são planejados por departamentos que não são especificamente focados em assuntos externos e lidam desde empresa de limpeza até a contratação de terceiros.

1. Gestão de Reuniões

Para aqueles que querem trabalhar 100% do tempo em trabalhos de eventos corporativos, o departamento de gerenciamento de reuniões é o caminho óbvio.

Indivíduos nesta área contratam serviços externos e gerenciam hospedagem, alimentação e bebidas, transporte, aluguel de sala comercial e outras despesas.

Esses trabalhos geralmente fazem parte do departamento de compras, portanto o gerenciamento de despesas gera muitas decisões. Cargos comuns incluem:

• Planejador de Reuniões;
• Coordenador de Viagens;
• Assistente de Reunião .

2. Suporte de escritório

A equipe de suporte administrativo pode gerenciar as responsabilidades do evento, planejar e executar reuniões departamentais e específicas do cliente, gerenciar planos de viagem e muito mais.

Eles também podem trabalhar com Aluguel de Vans com Motorista, fornecedores serviços externos de hospitalidade, rastrear orçamentos de serviços externos etc.

Com o foco em fortes habilidades organizacionais, muitos planejadores de eventos começam seu caminho aqui e se transferem para outras funções de planejamento de eventos.

Alguns trabalhos administrativos são mais prováveis ​​do que outros para oferecer oportunidades de planejamento, por isso, faça perguntas antes de realizar esse trabalho com a expectativa de que você terá experiência com o planejamento de eventos e até contratação de empresa de segurança.

Cargos comuns incluem:

• Assistente Administrativo;
• Assistente executivo;
• Assistente administrativo sênior.

3. Marketing e vendas

Seja uma organização orientada para vendas ou marketing, a área de negócios de qualquer empresa coordena a maior parte dos eventos, especialmente reuniões menores.

Para os profissionais de marketing, a ênfase está no retorno do investimento para o valor dos eventos e não no gerenciamento de despesas.

A maioria das organizações reconhece o valor das atividades face a face e isso levou a um foco maior em seminários, conferências, eventos de valorização e muito mais.

Frequentemente, pessoas com os seguintes cargos são solicitadas a planejar e/ou gerenciar eventos:

• Coordenador de Marketing;
• Gerente de reuniões/eventos;
• Especialista em marketing;
• Especialista em produtos.

4. Comunicações

O departamento de comunicação de muitas corporações é responsável pela gestão da marca. Centra-se em comunicações de negócios, comunicações internas, publicidade, relações com a comunidade, relações com a mídia, patrocínios e muito mais.

Embora o planejamento de eventos não seja o foco principal, as atividades que envolvem eventos podem incluir a criação de presença para eventos de mídia, feiras, marketing móvel, patrocínios, reuniões de funcionários etc.

Os cargos incluem:

• Especialista em Comunicações;
• Coordenador de Publicidade;
• Assistente de Promoções;
• Especialista em Relações Públicas.

5. Educação e treinamento

O departamento de Recursos Humanos em muitas corporações é responsável pelo planejamento e execução de uma série de reuniões, programas e eventos educacionais. Estes podem incluir programas de treinamentos corporativos para novos funcionários, treinamento em escritórios de campo, desenvolvimento de funcionários e treinamento anual de funcionários.

Dependendo da corporação e do tipo específico de treinamento, os eventos podem incluir viagens, organização de eventos, Casting eventos e feiras, planejamento de refeições e muito mais.

Em muitos casos, as pessoas que organizam eventos de treinamento têm títulos como:

• Assistente de treinamento;
• Especialista em treinamento;
• Treinador Corporativo;
• Gerente de treinamento.

6. Fundação corporativa

A fundação corporativa é uma ótima fonte para empregos em eventos e, possivelmente, uma das áreas mais negligenciadas. Um trabalho de fundação corporativa pode ser um paraíso para um planejador de eventos.

Posições dentro da fundação podem permitir que você represente o negócio enquanto trabalha em estreita colaboração com organizações comunitárias e sem fins lucrativos.

É provável que os eventos abranjam desde pequenas sessões de planejamento até celebrações em larga escala, eventos inovadores, Limpeza para eventos, jantares formais e até galas.

Como resultado, as pessoas que ajudam a planejar eventos da fundação podem precisar selecionar locais, criar entretenimento, trabalhar com fornecedores e gerenciar a logística. Algumas dessas posições podem incluir:

• Especialista em fundações;
• Gerenciador de programa;
• Assistente de Fundação.

Enfim, se você observar rotas profissionais não tradicionais, certifique-se de que seu trabalho inclua o planejamento de eventos.

Enquanto alguns assistentes administrativos (por exemplo) gastam uma boa porcentagem de seu tempo gerenciando viagens, organizando almoços e lidando com logística, outros passam a maior parte do tempo em manutenção de registros e pedidos de compra.

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Por exemplo, um condomínio contrata uma empresa de segurança para condominios afim de que seja feito todo o sistema de segurança e segurança patrimonial. Isso isenta a empresa que solicitou a terceirização o dever de contratar os funcionários individualmente.

Quando ocorre essa transação de empresa para empresa, a ação recebe o nome de B2B, conhecido como business to business, em tradução literal significa empresa para empresa (como já dito).

Contratar colaboradores na modalidade de terceirização assegura o que está escrito na Consolidação das Leis de Trabalho (CLT), que são as leis trabalhistas que regem as relações de trabalho. Terceirizar, portanto isenta a contratante de pagar CLT individual, mas mesmo assim a empresa responsável pela terceirização tem a responsabilidade de arcar com o cumprimento dessas leis.

Qual objetivo da terceirização do trabalho?

A principal função de um processo de terceirização é a da redução de custos com folha de pagamento. Isso porque a empresa que contrata não terá que arcar com todos os impostos e encargos trabalhistas que a CLT prescreve.

Entretanto, esse argumento não pode ser levado muito em conta. Isso porque a empresa terceirizada que arcará com esses encargos e ainda precisa do lucro.

Assim, a terceirização geralmente é indicada para pontos específicos como os relacionados ao serviço que uma empresa oferece, como segurança e limpeza. Pois, caso contrário, não terá o retorno esperado.

A vantagem da terceirização consiste no fato de que ela ajuda uma empresa a realizar projetos com um nível de qualidade altíssimo dada os profissionais que ali estão.

Por exemplo, um casting eventos e feiras pode ser realizado de maneira muito mais eficiente com profissionais terceirizados. Isso porque os profissionais são contratados sob demanda e tem as especializações adequadas para o serviço.

Dessa forma, além de uma possível redução de custos, a terceirização vem com o intuito de ajudar a dar flexibilidade e agilidade em todos os processos das companhias.

Tipos de serviços terceirizados

Existem diversos tipos de atividades que podem optar pela terceirização, são eles:

• Limpeza;
• Serviços administrativos;
• Relógio de ponto;
• Transporte;
• Segurança.

Os serviços terceirizados de limpeza são um dos que mais são contratados de forma terceirizada, isso porque ao contratar a empresa tem a sua disposição diversos trabalhadores especializados e não precisa incluí-los na folha de pagamento.

Assim, as empresas que terceirizam os serviços de limpeza, dispões de variadas equipes, desde equipe de limpeza para eventos, até escolas e hospitais.

A terceirização dos serviços administrativos ajuda as empresas a serem menos burocráticas, isso porque a empresa que contrata tem um serviço de qualidade e ainda consegue otimizar diversos processos.

A terceirização dos serviços administrativos passam pela recepção, portaria, serviços de RH, e também de contabilidade, e podem também ser terceirizados os serviços de assistência jurídica.

Tudo isso com o intuito de otimizar os processos e ser mais eficiente na procura de soluções.

A terceirização do transporte ajuda as empresas que precisam buscar e levar funcionários como no caso de indústrias e montadoras automobilísticas. Além disso, a terceirização de um serviço de transporte pode ser utilizado também para entregas.

Desse modo, o transporte terceirizado ajuda na organização do trabalho, sendo mais eficiente e seguro.

A terceirização por empresas de segurança em sp é uma das que mais possui amplitude no mercado, atrás somente dos serviços de limpeza.

Aqui a empresa que contrata terá todo o aparato de segurança, tanto das pessoas que visitam o local, como o de segurança patrimonial. Todos com profissionais bem qualificados e especializados na área.

Além desses serviços podemos citar também a terceirização para o serviço de armazenamento de produtos e gerenciamento de estoques. Isso facilita todo o processo logístico, principalmente de empresas que trabalham em grande escala com entregas.

Isso porque a empresa que contrata já precisa manter o local e toda sua estrutura e, ao terceirizar a administração desse espaço, se permite uma melhor eficiência na segurança, no controle dos produtos e na economia.

Todos os processos de terceirização visam o melhor desempenho das atividades da empresa, e consequentemente diminuem os gastos totais com os encargos trabalhistas.

Além do mais, a terceirização ajuda no melhor relacionamento entre cliente e empresa, sempre tendo em vista o aperfeiçoamento de todos os processos envolvidos por tal atividade.

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Entre os setores que mais crescem no Brasil estão aqueles ligados, direta ou indiretamente, à terceirização e quarteirização de funções essenciais às rotinas empresariais. É o que se tem chamado de facilities ou gestão de facilidades.

Apesar do nome, trata-se de muito mais que “facilitar a vida das empresas contratantes”, conforme ficará claro adiante.

As vantagens da terceirização e da contratação de facilities diz respeito, cada vez mais, a uma questão estratégica de amplo espectro empresarial. A otimização do tempo e a redução de custos são apenas alguns dos traços mais marcantes dessa modalidade de serviço.

Outras vantagens e benefícios dizem respeito ao fato de que a empresa prestadora do serviço garante um nível de inovação que nenhuma corporação pode conseguir, caso queira abraçar todas as funções e dimensões do negócio.

Desde tecnologias de ponta, quando o assunto são equipamentos e maquinário, até preparação humana, quando se trata de funcionários devidamente capacitados, tudo isso se torna muito mais eficiente e prático quando a empresa terceirizada é quem cuida de montar as equipes, profissionalizar as pessoas e conduzi-las na missão de cumprir o seu papel.

As áreas mais comumente terceirizadas são as seguintes:

• As escoltas armadas e seguranças fixas;
• As portarias e as recepções em geral;
• As seguranças de cunho patrimonial;
• As especializadas em transporte executivo;
• As seguranças eletrônicas ou pessoais;
• As partes de higienização e limpeza.

Entenda as facilities e as outras modalidades

Todas essas, desde a empresa de segurança, passando pela empresa de limpeza até às demais da área de transporte e de tecnologia, remetem ao conceito de facilities. Quem mais as procura são os grandes condomínios e conglomerados comerciais, os escritórios e empresas de modo geral ou ainda as indústrias como um todo.

De qualquer modo, as facilities dizem respeito ao que se chama atividade-meio, isto é, aos departamentos de uma empresa que não estão diretamente ligados ao core business, isto é, ao núcleo daquele negócio. Seria como uma borracharia terceirizar apenas a parte de segurança, recepção e telefonia, mas não a dos mecânicos.

Mais recentemente, contudo, tem surgido uma intensificação da tendência a terceirizar, e já existem indústrias que terceirizam, estrategicamente, até mesmo os setores mais diretamente ligados à sua atividade principal.

Um exemplo clássico é do ramo de locação de van. Além de ilustrativo, ele demonstra as razões de ser desse tipo de escolha, que num primeiro momento pode parecer estranha e negativa, como que capaz de reduzir a qualidade de um produto/serviço, o que não é verdade.

No exemplo, a terceirização tal como se dá na modalidade mais abrangente significa dizer, simplesmente, que a locadora de vans terceirizaria toda a sua frota de veículos.

Ou seja, além de eventualmente contratar facilities para sua infraestrutura (na recepção, na segurança, na limpeza, na telefonia, etc.), ela contrataria uma outra empresa que deteria a propriedade da frota e seria responsável por sua parte mecânica, legal e fiscal.

As vantagens nesse caso são as mesmas de qualquer outro processo de terceirização. E sempre que bem feita a escolha, a qualidade do serviço não estará comprometida em nada, de tal modo que o usuário final não será impactado negativamente ao contratar o serviço.

As facilities e o tradicional casting para eventos

Um exemplo mais tradicional de terceirização ou facilitie diz respeito à empresa de segurança para festas. Nesse caso, não faz sentido que uma pessoa jurídica constituída deixe de formar o seu time de profissionais. Quem define isso, inclusive, é o gestor de terceirização. Trata-se de um profissional cada vez mais requisitado.

O papel do gestor é, justamente, compreender o caso a caso e desenhar estratégias que façam sentido para cada setor, definindo até que ponto é possível e vantajoso terceirizar cargos e processos da empresa, sem comprometer a qualidade do serviço/produto.

Esse papel de gerir a necessidade de um negócio ou missão de uma empresa faz lembrar o tradicional serviço de casting eventos e feiras. Embora mais voltado para a demanda por modelos e finalidades publicitárias, o casting é praticamente o fundamento de toda terceirização que vemos atualmente.

Cabia e cabe ao casting profissional voltado para eventos e feiras garantir que um evento tenha, na sua fila de colaboradores, pessoas alinhadas com a missão do acontecimento, de modo que todos estejam na mesma página.

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