Compliance é o estado de conformidade com as diretrizes ou especificações estabelecidas para que uma empresa possa atuar na sua área do mercado, ou o processo de se tornar assim.
Para aderir às normas de compliance (ou conformidade), uma organização deve seguir as exigências ou regulamentos impostos por ela mesma ou pela legislação governamental.
A conformidade é uma parte essencial da estratégia de gerenciamento de risco de qualquer empresa.
Ela garante que fornecedores, compradores e funcionários cumpram os termos estabelecidos em seus contratos, protegendo sua organização contra fraude, corrupção e gastos desonestos.
O que é Compliance nas Compras?
As organizações rastreiam a conformidade de diversas maneiras, dependendo de suas necessidades e ambições específicas.
Compliance em procurement envolve formular, seguir e fazer cumprir processos de gestão de gastos da empresa
Em termos mais simples, é o processo de garantir que todos os gastos fluam através da política aprovada pela empresa e que atividades opostas às mesmas parem de acontecer.
Algumas organizações rastreiam quão bem estão fazendo quando se trata de utilizar fornecedores designados, ou como esses fornecedores estão se saindo.
Como garantir compliance nos processos de aquisição?
Embora não existam práticas oficiais e padronizadas para compliance no setor de aquisição, tomar as seguintes medidas ajudará a garantir que sua organização esteja em conformidade com as diretrizes de aquisição.
1. Filtre fornecedores e parceiros antes de fechar qualquer negócio
Os processos de aquisição envolvem interações com fornecedores e parceiros.
Portanto, mesmo que um gestor tome medidas rigorosas para assegurar que seus funcionários sigam as exigências de conformidade, também deve insistir nos mesmos padrões elevados de parceiros e fornecedores.
Embora a auditoria ou investigação de seus fornecedores seja um desafio, é possível inserir cláusulas de compliance em cada contrato.
O risco de não conformidade com os regulamentos é significativamente reduzido quando todas as partes envolvidas em contratos tomam as precauções necessárias.
2. Realize auditorias regularmente
Nas aquisições, há muitas áreas potenciais de fraqueza que podem ser expostas.
Como tal, é vital conduzir auditorias regulares no departamento de compras para identificá-las e garantir que nenhuma tenha sido utilizada.
Tais inspeções o ajudarão a:
- Desencorajar qualquer tentativa de fraude
- Verificar se os procedimentos de controle de qualidade estão sendo seguidos e se as mercadorias adquiridas estão de acordo com o estipulado no contrato
Além das auditorias internas, a empresa também deve certificar-se de que os fornecedores conduzam verificações semelhantes.
3. Tenha processos padronizados
Qualquer laxismo em garantir a conformidade com as compras pode ser prejudicial ao crescimento da empresa.
Entretanto, o processo de aquisição é muito dinâmico e tem numerosas lacunas.
Uma das melhores maneiras de torná-lo mais gerenciável e reduzir as chances de exposição é padronizando o processo.
Um processo de aquisição padronizado é mais fácil de analisar e identificar áreas onde há desvios.
Vantagens de adotar medidas de Compliance
Há muitas razões para levar a sério a gestão de conformidade.
Aqui estão algumas das mais importantes:
1. Maior Eficiência
Um processo de compliance geralmente começa com alguma forma de análise empresarial que é necessária para entender o estado atual dos negócios, de modo que a criação de políticas e procedimentos relevantes possa ocorrer.
Esta análise pode ajudá-lo a identificar gargalos e ineficiências de processo que estão sufocando a produtividade em seu negócio.
2. Ganho de insights
Nos negócios, só se pode gerenciar o que pode medir, e a aplicação de medidas de compliance pode ajudá-lo a obter melhores insights sobre seu negócio, dando-lhe as informações necessárias para dirigir e controlar suas operações.
Qualquer programa de conformidade requer uma fase de análise. Durante esta fase, as informações são coletadas a fim de compreender o estado atual de conformidade da organização.
Esta avaliação do estado atual é então usada para criar um plano de ação para preencher quaisquer lacunas que possam existir.
A fase de análise de um programa de compliance pode revelar insights ocultos em seu negócio, dando-lhe a oportunidade de implementar ações para melhorar a gestão e a eficiência geral.
3. Reputação da marca
A confiança é um elemento fundamental na construção de qualquer negócio de sucesso. Os clientes confiam em sua marca para fornecer-lhes bens e serviços e, no mundo online de hoje, manter seus dados confidenciais em segurança.
Seguir os padrões de compliance aumenta a confiança que os clientes e outras partes interessadas têm em sua marca.
Quando as partes interessadas lidam com uma empresa que atingiu um nível de creditação em compliance, elas sabem que estão lidando com uma organização que cumpriu critérios específicos que garantem que um certo grau de padrões e práticas estão em vigor.
Por quê usar um software de compras para implantar compliance?
Estabelecer a conformidade em seus esforços de aquisição não é fácil. Os recursos da equipe são esticados, os regulamentos mudam com frequência e novas lideranças podem mudar ainda mais as prioridades.
Dependendo de sua indústria, a marca pode enfrentar regulamentações significativas do setor ou do governo.
Então, como unificar seus processos e aumentar a conformidade em sua organização?
A implantação de novas tecnologias pode ser a oportunidade perfeita para estabelecer novos padrões de compliance em toda sua organização, e realmente reunir sua equipe para reunir-se em torno deste objetivo comum.
Várias plataformas de compra apresentam certas ferramentas de compliance, quer isso signifique acompanhamento e auditoria de conformidade ou medidas de conformidade automatizadas incorporadas diretamente na plataforma.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe da GoBuyer, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre a área de Gestão de Compras e Aquisição.