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Sistema de Compras: Quais as vantagens para um negócio?

A aquisição é uma parte vital da condução dos negócios por quase tanto tempo quanto o comércio tem existido.

Embora os dias de contadores rastreando compras em cadernos já tenham passado há muito tempo, o processo de selecionar e comprar cuidadosamente os bens e serviços necessários para as operações comerciais diárias continua tão importante como sempre.

Os sistemas de compras, também conhecidos como eProcurement, oferecem acesso instantâneo e maior flexibilidade em todas as etapas.

Mas será que a migração para um sistema de compras online é o passo certo para sua empresa?

Nesse artigo abordamos em detalhes as funcionalidades desses programas.

O que são sistemas de compras?

Sistemas de compras são softwares empresariais que automatizam e integram o espectro do ciclo de compras de uma organização.

Uma boa plataforma de compras aumentará a transparência dos gastos e dos processos de aprovação.

Uma plataforma eficaz de compras eletrônicas simplifica os procedimentos de aquisição e fornece resultados visíveis no que tange eficiência e economia de custos.

Algumas ferramentas de procurement são adequadas para grandes corporações, enquanto outras são menos complexas e mais adequadas para pequenas ou médias empresas.

Os sistemas de compras permitem às organizações automatizar o processo de aquisição de bens/serviços e manter o estoque.

Eles ajudam a gerenciar todos os processos relacionados à aquisição, inclusive:

Como funcionam os sistemas de compras?

Uma plataforma de compras elimina a necessidade de realizar manualmente tarefas laboriosas, relacionadas a aquisições, tais como leilões e licitações, troca de contratos de fornecedores e preenchimento de questionários de fornecedores.

O processo funciona conectando várias entidades e processos através de uma plataforma centralizada.

A gestão de fornecedores é um dos aspectos mais importantes do e-procurement.

Envolve tanto o gerenciamento do relacionamento com fornecedores quanto o gerenciamento de informações.

Outros componentes-chave no processo de compras digitais incluem o seguinte:

  • Sourcing: definição de requisitos e pré-qualificação de fornecedores potenciais;
  • Licitação: solicitação de informações, propostas e cotações;
  • Leilão: avaliação de fornecedores, negociação e gestão de contratos;
  • Pedido e pagamento: criação de requisições e pedidos de compra, e recebimento de itens solicitados; e
  • Análise de dados: ver gastos e tomar medidas corretivas conforme necessário.

Vantagens dos sistemas de compras

O software de compras online oferece uma solução de baixo custo para racionalizar todo o sistema de compras e reduzir os custos.

Aqui estão alguns dos efeitos positivos que sistemas de compras podem ter em sua empresa.

Organização

Se sua empresa luta para administrar compras e fazer pedidos em tempo hábil, então a desorganização é provavelmente sua questão mais crítica.

Depois que um processo estabelecido se torna desorganizado, muitas vezes é difícil consertar o problema.

Quando o sistema é quebrado, as exceções começam a proliferar e as coisas se tornam ainda mais difíceis de gerenciar.

A migração para uma ferramenta padronizada e online não apenas agiliza as compras, mas também reduz a possibilidade do sistema permitir um processo de compra de exceções.

A mudança para um sistema de eProcurement também facilita a centralização de compras se você quiser ir nessa direção.

Amigável ao usuário

Uma das maiores reclamações que as pessoas têm sobre a compra de software é que ele é difícil de usar.

Se seu sistema de compras for muito incômodo, é mais provável que os funcionários deem a volta ao sistema quando fazem compras.

A mudança para um sistema de compras online lhe dá a oportunidade de tornar as compras mais fáceis de usar.

Características como catálogos perfurados e catálogos de itens tornam as compras dentro do sistema de compras tão fáceis (e, em alguns casos, mais fáceis) do que circular pelo sistema.

Isso ajuda a manter os funcionários satisfeitos e automaticamente reforça a política da empresa.

Funciona com outros sistemas

Outra grande vantagem do uso de sistemas de compras online é que ele pode trabalhar com seus outros sistemas de automação de processos empresariais.

Algumas empresas que oferecem software para compras eletrônicas também oferecem outros sistemas, tais como ERPs.

Estes programas podem automatizar outras etapas do departamento de compras, gerenciar projetos de capital e racionalizar as tarefas financeiras.

Como escolher o sistema de compras certo para sua empresa?

As plataformas de compras podem economizar tempo e dinheiro para sua empresa – mas somente se escolher o sistema certo para as necessidades de sua empresa.

Há algumas coisas que um gestor deve ter em mente ao selecionar seus sistemas de compras, inclusive:

  • O tamanho de sua empresa: Se você tiver uma grande empresa, precisará de um sistema de e-procurement que possa lidar com um alto volume de transações. Por outro lado, se for uma pequena empresa, talvez não precise de todos os acessos e ferramentas de um sistema maior.
  • O tipo de produtos ou serviços comprados: Se o departamento compra frequentemente itens de mais peso e valor, é necessário ter um sistema de compras que possa lidar com RFQs e RFPs, por exemplo. Caso as compras sejam em maior parte itens de baixo custo, um sistema mais simples pode ser uma opção melhor.
  • As características que você precisa: Há uma variedade de soluções para aquisição no mercado, cada uma com seu conjunto único de características. Faça uma lista dos recursos obrigatórios para sua empresa e, em seguida, selecione um sistema que ofereça esses recursos.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe da GoBuyer, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre a área de Gestão de Compras e Aquisição.